Så planerar du arbetsflöden inom teknik som förbättrar effektiviteten

I den här artikeln presenterar vi våra 6 viktigaste tips för effektiva arbetsflöden inom teknik innan vi sammanfattar viktiga punkter från en konversation om framtiden för holistisk teknik mellan Jim Anderton (engineering.com) och Martin Nölle, som beskriver de viktigaste strategierna som organisationer bör anta för att främja effektivitet i hela sin teknikverksamhet.

Integrering av plattformar och partners

För inte så länge sedan handlade IT-komponenten i ingenjörsarbetet bara om design. Ingenjörsteamen skapade komponenter och enheter, skissade på dem och godkände dem sedan för tillverkning i vad som i princip var en digital version av den gamla metoden med papper och penna. Numera kräver konstruktionsarbetet att olika programvarupaket som CAD, CAM, PLM och ERP integreras till en sammanhängande plattform. Denna integration minskar antalet silos och möjliggör en konsoliderad bild av den virtuella produkten, vilket underlättar processer som förebyggande underhåll och digitala tvillingar.

Förr tänkte vi på integration som något som skedde inom ett enskilt företag, men nu läggs allt större vikt vid att integrera system i hela leveranskedjan. Detta innebär att man skapar samarbetsplattformar där information kan spåras och delas effektivt mellan leverantörer och underleverantörer, vilket förbättrar spårbarheten och prestandan. Företag i hela leveranskedjan behöver system där informationen i varje system är fullt spårbar, där användaren alltid kan kontrollera vad, när och hur något har hänt.

Användbarhet och pragmatik

Det som utmärker en bra ingenjör är strävan efter enkelhet. Även komplicerade system är ofta så enkla som de kan bli, och ingenjörer strävar förstås efter att minimera komplexiteten när det är möjligt. Dessa enorma integrerade programvarupaket är ganska sofistikerade, och i många ingenjörsföretag är det ofta en enda person som blir huvudansvarig för distributionen av ny programvara, och personen kan också bli utbildare eller produktförespråkare för ny programvara i hela organisationen.

Företagen bör fokusera på att leverera användarvänliga gränssnitt som tillgodoser de flesta användare som bara drar nytta av en bråkdel av systemets funktionalitet. Detta inkluderar att implementera lösningar för digital adoption som ger steg-för-steg-vägledning till användarna. Det är viktigt att undvika att överkomplicera systemen. Genom att samarbeta med en PLM-partner som hjälper dig att förstå dina tekniska processer mer i detalj kan du utveckla pragmatiska lösningar som uppfyller dina behov utan onödig komplexitet.

Samarbete och utbildning

Det finns många återförsäljare av programvara för ingenjörsarbete på marknaden. Vissa av dessa återförsäljare är också systemintegratörer, vilket innebär att de kan kombinera många produkter till en skräddarsydd lösning. Men det är ännu färre som faktiskt skriver kod eller skapar moduler eller add-ins. Tekniska chefer måste kunna identifiera en partner som kan hjälpa dem att hitta en lösning på deras organisationsspecifika utmaningar. Den här processen handlar om nära samarbete och om att arbeta fram gemensamma lösningar, snarare än en top-down-strategi där leverantören helt enkelt utför det du ber om. Enligt vår erfarenhet är de mest framgångsrika projekten när en kund involverar sin PLM-partner i designprocessen – från början – där samarbetet hjälper dig att vara pragmatisk, uppmuntra till lagarbete och i slutändan upptäcka de bästa lösningarna tillsammans. Med detta sagt finns det några viktiga tillvägagångssätt som kan tillämpas på nästan alla företag som vill optimera sina tekniska arbetsflöden.

Visualisera för klarhet

Effektiv arbetsflödeshantering börjar med visualisering. Användare har ofta svårt att hantera data som presenteras i form av ändlösa textkolumner. Genom att integrera visuella element, t.ex. arbetsflödesikoner, kan användarna enkelt identifiera status för uppgifter och få tillgång till nödvändig information utan att behöva navigera bort från den aktuella sidan. Det här tillvägagångssättet ökar inte bara effektiviteten utan förbättrar också användarnas engagemang genom att förenkla komplexa processer. Ta en titt på exemplet nedan:

Genom att fästa en visuell arbetsflödesikon på varje objekt som har ett arbetsflöde vet användarna intuitivt att det här objektet är i processen och, ännu viktigare, att de kan få mer information genom att klicka på ikonen. När en användare öppnar en viss arbetsflödesstatus behöver de inte lämna den sida de arbetade på, utan en arbetsflödespanel glider ut och visar den information de letade efter.

Uppmuntra till samarbete

Samarbete är kärnan i alla framgångsrika arbetsflöden för ingenjörer. Genom att ha en öppen samarbetspanel kan användarna kommunicera sömlöst med kollegor, leverantörer och intressenter. På så sätt säkerställs att alla är uppdaterade och informerade, vilket minskar behovet av upprepade förklaringar och minimerar förseningar. Våra system är utformade för att underlätta informationsdelning, vilket gör samarbetet intuitivt och effektivt.

I det här exemplet kan vi se att användaren är en del av en komplex arbetsflödesprocess. De har tagits med i diskussionen vid en mycket specifik tidpunkt eftersom de har insikter att erbjuda om dokumentet i fråga. Vi ser också att användaren fick ett visuellt meddelande med en ny åtgärdsikon och sedan fördes direkt till den relevanta uppgiften i fråga. På så sätt kan användaren se hur konversationen har utvecklats och lägga till relevant information som kan hjälpa till i beslutsprocessen.

Säkerställa ansvarsskyldighet

Ansvarsskyldighet är avgörande för att upprätthålla arbetsflödets integritet. Våra system ger insikter i uppgiftstilldelningar, hjälper till att identifiera flaskhalsar och säkerställer att godkännanden sker i rätt tid. Genom att spåra vem som är ansvarig för varje åtgärd kan organisationer proaktivt ta itu med potentiella förseningar och säkerställa att processerna löper smidigt och effektivt. Det finns flera sätt att göra detta på, men ditt system bör åtminstone kunna berätta det för dig:

• som har föremål som väntar på deras handling?
• som blir överbelastad med uppgifter?
• hur lång tid tar åtgärder och godkännanden?
• vem är mest försenad med sina uppföljningsåtgärder?

Om en person alltid väljs ut för att godkänna och granska alla dokument kommer den personen att bli en flaskhals. Systemet bör visa dig andra kandidater för godkännande för att påskynda processen. Om en viss användare alltid tar väldigt lång tid på sig att godkänna eller vidta åtgärder kanske de inte har fått den utbildning de behöver eller inte förstår vad som ska hända. På så sätt kan du vidta åtgärder och lösa problemet innan det gör processen långsammare.

Omfamna återanvändbarhet

I en värld där tid är en dyrbar resurs är återanvändbarhet en nyckelfaktor. Våra lösningar stöder skapandet av mallar för återkommande åtgärder, vilket gör det möjligt för användare att replikera framgångsrika arbetsflödesmodeller i olika projekt. Detta sparar inte bara tid utan säkerställer också enhetlighet och kvalitet i alla uppgifter. Ta exemplet med en kvalitetschef som ansvarar för alla procedurdokument i ett företag. Alla dessa dokument har liknande avsnitt, och om arbetet har utförts och godkänts för ett avsnitt kan det vanligtvis användas för ett annat. Gör livet enkelt för kvalitetschefen genom att ge honom eller henne verktygen för att generera data och godkännandeprocesser direkt och på ett repeterbart sätt.

Automatisera rutinuppgifter

Automatisering är ett kraftfullt verktyg för att minska komplexiteten och minimera antalet fel. Genom att automatisera repetitiva uppgifter, som dokumentgenerering och datainmatning, kan användarna fokusera på mer strategiska initiativ. Våra system integreras sömlöst med olika verktyg, vilket säkerställer att automatiserade processer är tillförlitliga och effektiva. Om en användare till exempel ska generera den slutliga PDF-filen för godkännande när ett nytt dokument ska släppas. De kan behöva öppna CAD-programmet, få en 2D-rendering, spara den, öppna PDF-publiceringsprogrammet, öppna ordbehandlingsprogrammet och på något sätt sammanfoga dem alla för att skapa ett dokument som alla anställda kan hänvisa till. Men om något ändras finns det utrymme för mänskliga fel. Det är just därför det är så viktigt att automatisera dessa uppgifter när det är möjligt i arbetsflödesprocessen.

Regelbundna uppföljningar

Kontinuerlig förbättring är avgörande för ett framgångsrikt arbetsflöde. Genom att regelbundet granska och justera processer baserat på prestandamätningar säkerställer man att arbetsflödena förblir effektiva och i linje med affärsmålen. Våra lösningar ger tydliga insikter om arbetsflödets prestanda, vilket gör det möjligt för organisationer att göra välgrundade justeringar och driva ständiga förbättringar. I exemplet nedan ser vi att alla objekt granskas med jämna mellanrum. Vi kan schemalägga dessa granskningar och se till att de åtgärdas regelbundet.

Hur kan TECHNIA hjälpa till?

Vi är dedikerade till att hjälpa ingenjörsteam att arbeta smartare, inte hårdare. Genom att kombinera decennier av expertis med innovativa lösningar gör vi det lättare för organisationer att anta och maximera värdet av 3DEXPERIENCE-plattformen. Två av våra mest framstående lösningar – Light My Way och Value Components – är utformade för att hantera vanliga utmaningar i tekniska arbetsflöden och säkerställa att dina team kan fokusera på det de gör bäst.

Light My Way är den enda DAS-lösningen (Digital Adoption Solution) som har byggts specifikt för 3DEXPERIENCE-plattformen. Den förenklar onboarding och stöder användare direkt med intuitiv vägledning i appen som är skräddarsydd för unika roller och uppgifter, så att de kan navigera i komplexa processer med tillförsikt. Oavsett om det är en ny teammedlem som lär sig systemet eller en erfaren användare som stöter på ett obekant arbetsflöde, ger Light My Way stöd i realtid exakt när det behövs. Genom att bädda in bästa praxis direkt i plattformen påskyndar den här lösningen användaranpassningen, minskar felen och säkerställer att dina team förblir produktiva när de anpassar sig till nya verktyg och processer.

Value Components gör det möjligt för organisationer att anpassa sin PLM-miljö utan att lägga till komplexitet. Dessa konfigurerbara verktyg förbättrar 3DEXPERIENCE-plattformen genom att effektivisera gränssnitt och skapa intuitiva arbetsflöden som är anpassade till dina affärsbehov. Från att förenkla datanavigering med Structure Browser till att generera handlingsbara insikter genom Graphic Reporting, gör Value Components det lättare för användare att få tillgång till den information de behöver, när de behöver den. Med snabb utrullning och kompatibilitet mellan olika programvaruversioner minskar Value Components implementeringstiden och livstidskostnaderna samtidigt som de ger en skräddarsydd användarupplevelse.

Genom att integrera dessa lösningar i dina tekniska arbetsflöden kan vi hjälpa dig att övervinna hinder för effektivitet och samarbete.