Miten suunnitella tehokkuutta parantavia suunnittelun työprosesseja?

Tässä artikkelissa esittelemme kuusi keskeistä vinkkiä tehokkaisiin suunnitteluprosesseihin ennen kuin tiivistämme Jim Andertonin (engineering.com) ja Martin Nöllen välisen keskustelun pääkohdat kokonaisvaltaisen suunnittelun tulevaisuudesta. Keskustelussa hahmotellaan keskeiset strategiat, joita organisaatioiden tulisi omaksua tehokkuuden edistämiseksi kaikissa suunnittelukäytännöissään.

Alustojen ja kumppaneiden integrointi

Vielä vähän aikaa sitten suunnittelutekniikan tietotekniikkaan kuului vain suunnittelu. Suunnittelutiimit loivat komponentteja ja kokoonpanoja, luonnostelivat ne ja hyväksyivät ne sitten valmistettaviksi, mikä oli lähinnä digitaalinen versio vanhasta kynä ja paperi -lähestymistavasta. Nykyään suunnittelussa on integroitava erilaisia ohjelmistopaketteja, kuten CAD-, CAM-, PLM– ja ERP-ohjelmistoja yhtenäiseksi alustaksi. Integrointi vähentää siiloja ja mahdollistaa virtuaalisen tuotteen konsolidoidun näkymän, mikä helpottaa prosesseja, kuten ennakoivaa kunnossapitoa ja digitaalista kaksosta.

Aikaisemmin ajattelimme, että integraatio tapahtui yhden yrityksen sisällä, mutta nyt korostetaan yhä enemmän koko toimitusketjun järjestelmien integrointia. Tämä tarkoittaa sellaisten yhteistyöalustojen luomista, joissa tietoja voidaan jäljittää ja jakaa tehokkaasti toimittajien ja alihankkijoiden kesken, mikä parantaa jäljitettävyyttä ja suorituskykyä. Koko toimitusketjussa toimivat yritykset tarvitsevat järjestelmiä, joissa kunkin järjestelmän tiedot ovat täysin jäljitettävissä ja joissa käyttäjä voi aina tarkistaa, mitä, milloin ja miten jokin asia on tapahtunut.

Käytettävyys ja käytännönläheisyys

Suuren suunnittelijan tunnusmerkki on pyrkimys yksinkertaisuuteen. Jopa monimutkaiset järjestelmät ovat usein niin yksinkertaisia kuin mahdollista, ja suunnittelijat pyrkivät ymmärrettävästi minimoimaan monimutkaisuuden aina kun se on mahdollista. Nämä valtavat integroidut ohjelmistopaketit ovat melko monimutkaisia, ja monissa suunnitteluorganisaatioissa yhdestä henkilöstä tulee usein uusien ohjelmistojen käyttöönoton johtava henkilö, ja hänestä voi tulla myös uusien ohjelmistojen kouluttaja tai tuoteasiamies koko organisaatiossa.

Yritysten olisi keskityttävä tarjoamaan käyttäjäystävällisiä käyttöliittymiä, jotka palvelevat suurinta osaa käyttäjistä, jotka hyötyvät vain murto-osasta järjestelmän toiminnoista. Tähän sisältyy sellaisten digitaalisten käyttöönottoratkaisujen toteuttaminen, jotka opastavat käyttäjiä askel askeleelta. On tärkeää välttää järjestelmien liiallista monimutkaistamista. PLM-kumppanin ottaminen mukaan ymmärtämään prosessisuunnittelua tarkemmin voi auttaa kehittämään käytännönläheisiä ratkaisuja, jotka vastaavat tarpeitasi ilman tarpeetonta monimutkaisuutta.

Yhteistyö ja koulutus

Markkinoilla on monia suunnitteluohjelmistojen jälleenmyyjiä. Jotkut näistä jälleenmyyjistä ovat myös järjestelmäintegraattoreita, mikä tarkoittaa, että ne voivat yhdistää useita tuotteita räätälöidyksi ratkaisuksi. Vielä harvemmat kuitenkin kirjoittavat itse koodia, luovat moduuleja tai lisäosia. Suunnittelupäälliköiden on pystyttävä tunnistamaan kumppani, joka auttaa heitä löytämään ratkaisun heidän organisaatiokohtaisiin haasteisiinsa. Tässä prosessissa on kyse tiiviistä yhteistyöstä ja yhteisten ratkaisujen työstämisestä eikä ylhäältä alaspäin suuntautuvasta lähestymistavasta, jossa myyjä vain toteuttaa sen, mitä pyydät. Kokemuksemme mukaan menestyksekkäimmät projektit syntyvät silloin, kun asiakas ottaa PLM-kumppaninsa mukaan suunnitteluprosessiin – alusta alkaen – jolloin yhteistyö auttaa pysymään käytännönläheisenä, rohkaisee tiimityöskentelyyn ja lopulta löytämään parhaat ratkaisut yhdessä. Tästä huolimatta on olemassa muutamia elintärkeitä lähestymistapoja, joita voidaan soveltaa lähes kaikkiin yrityksiin, jotka haluavat optimoida suunnittelun työprosesseja.

Visualisointi selkeyttä varten

Tehokas työnprosessien hallinta alkaa visualisoinnilla. Käyttäjät kamppailevat usein loputtomina tekstipylväinä esitettyjen tietojen kanssa. Sisällyttämällä visuaalisia elementtejä, kuten työnkierron kuvakkeita, käyttäjät voivat helposti tunnistaa tehtävien tilan ja saada tarvittavat tiedot siirtymättä pois nykyiseltä sivulta. Tämä lähestymistapa ei ainoastaan lisää tehokkuutta vaan myös parantaa käyttäjien sitoutumista yksinkertaistamalla monimutkaisia prosesseja. Katso alla olevaa esimerkkiä:

Liittämällä visuaalisen työnkierron kuvakkeen jokaiseen kohteeseen, jolla on työkierto, käyttäjät tietävät intuitiivisesti, että kyseinen kohde on prosessissa, ja mikä tärkeintä, että he voivat saada lisätietoja napsauttamalla kuvaketta. Kun käyttäjä avaa tietyn työkierron tilan, hänen ei tarvitse poistua sivulta, jolla hän työskenteli, vaan työkierron paneeli liukuu esiin ja näyttää hänen etsimänsä tiedot.

Kannustaa yhteistyöhön

Yhteistyö on onnistuneen suunnittelutyön sydän. Avoimen yhteistyöpaneelin avulla käyttäjät voivat kommunikoida saumattomasti kollegoiden, toimittajien ja sidosryhmien kanssa. Näin varmistetaan, että kaikki ovat linjassa ja ajan tasalla, mikä vähentää toistuvien selitysten tarvetta ja minimoi viivästyksiä. Järjestelmämme on suunniteltu helpottamaan helppoa tiedon jakamista, mikä tekee yhteistyöstä intuitiivista ja tehokasta.

Tässä esimerkissä voimme nähdä, että käyttäjä on osa monimutkaista työnkulkuprosessia. Hänet on tuotu keskusteluun hyvin tietyssä vaiheessa, koska hänellä on annettavaa kyseisestä asiakirjasta. Näemme myös, että käyttäjälle ilmoitettiin visuaalisesti uudella toimintokuvakkeella, ja sitten hänet ohjattiin suoraan kyseiseen tehtävään. Tällä tavoin käyttäjä voi nähdä, mihin keskustelu on kehittynyt, ja lisätä asiaankuuluvia tietoja, jotka voivat auttaa päätöksentekoprosessia.

Vastuullisuuden varmistaminen

Vastuullisuus on ratkaisevan tärkeää työkiertojen eheyden ylläpitämiseksi. Järjestelmämme tarjoavat tietoa tehtävien jakamisesta, auttavat tunnistamaan pullonkaulat ja varmistavat oikea-aikaisen hyväksynnän. Seuraamalla, kuka on vastuussa kustakin toimesta, organisaatiot voivat puuttua mahdollisiin viivästyksiin ennakoivasti ja varmistaa, että prosessit toimivat sujuvasti ja tehokkaasti. Voit tehdä tämän useilla tavoilla, mutta järjestelmäsi tulisi pystyä ainakin kertomaan sinulle:

• Kenellä on nimikkeitä, jotka odottavat toimintaansa?
• Kenellä on liikaa kuormitusta tehtävistä?
• Kuinka kauan tehtävät ja hyväksynnät kestävät?
• Kuka on eniten laiminlyönyt jatkotoimenpiteitä?

Jos yksi henkilö valitaan aina hyväksymään ja tarkistamaan kaikki asiakirjat, hänestä tulee pullonkaula. Järjestelmän pitäisi näyttää sinulle muita ehdokkaita hyväksyttäväksi, jotta asiat etenisivät nopeammin.  Jos tietyllä käyttäjällä kestää aina hyvin kauan hyväksyä tai ryhtyä toimenpiteisiin, hänellä ei ehkä ole tarvittavaa koulutusta tai hän ei ymmärrä täysin, mitä pitäisi tapahtua. Näin voit ryhtyä toimiin ja ratkaista ongelman ennen kuin se hidastaa prosessia.

Hyödynnä uudelleenkäytettävyyttä

Maailmassa, jossa aika on kallisarvoinen resurssi, uudelleenkäytettävyys on avainasemassa. Ratkaisumme tukevat toistuvien toimintamallien luomista, jolloin käyttäjät voivat toistaa onnistuneita työkierron malleja eri projekteissa. Tämä ei ainoastaan säästä aikaa, vaan varmistaa myös yhdenmukaisuuden ja laadun kaikissa tehtävissä. Otetaan esimerkiksi laatupäällikkö, joka vastaa yrityksen kaikista menettelyasiakirjoista. Näissä asiakirjoissa on kaikissa samanlaisia osioita, ja jos työ on tehty ja hyväksytty yhtä osiota varten, sitä voidaan yleensä käyttää myös toisessa osiossa. Helpota siis tämän laatupäällikön elämää; anna hänelle työkalut, joilla hän voi tuottaa nämä tiedot ja hyväksymisprosessin lennossa ja toistettavasti.

Automatisoi rutiinitehtäviä

Automaatio on tehokas keino vähentää monimutkaisuutta ja minimoida virheitä. Automatisoimalla toistuvia tehtäviä, kuten asiakirjojen tuottamista ja tietojen syöttämistä, käyttäjät voivat keskittyä strategisempiin aloitteisiin. Järjestelmämme integroituvat saumattomasti eri työkalujen kanssa, mikä varmistaa, että automatisoidut prosessit ovat luotettavia ja tehokkaita. Jos käyttäjä esimerkiksi tuottaa lopullisen PDF-tiedoston hyväksyntää varten uuden asiakirjan julkaisua varten. Hänen on ehkä avattava CAD-ohjelma, saatava 2D-mallinnus, tallennettava se, avattava PDF-julkaisuohjelma, avattava tekstinkäsittelyohjelma ja jotenkin yhdistettävä ne kaikki yhteen, jotta saadaan aikaan asiakirja, johon kaikki työntekijät voivat viitata. Mutta jos jokin asia muuttuu, inhimillisille virheille on tilaa. Juuri siksi on niin tärkeää automatisoida nämä tehtävät työnkulun prosessissa aina kun se on mahdollista.

Säännöllinen seuranta

Jatkuva kehittyminen on työkiertojen onnistumisen edellytys. Prosessien säännöllinen tarkastelu ja mukauttaminen suorituskykymittareiden perusteella varmistaa, että suunnittelutyönkierrot pysyvät tehokkaina ja linjassa liiketoiminnan tavoitteiden kanssa. Ratkaisumme tarjoavat selkeän näkemyksen työkierron suorituskyvystä, minkä ansiosta organisaatiot voivat tehdä tietoon perustuvia muutoksia ja edistää jatkuvaa kehittymistä. Alla olevassa esimerkissä näkyy, että kaikkia kohteita tarkastellaan säännöllisesti. Voimme aikatauluttaa nämä tarkistukset ja varmistaa, että niihin reagoidaan säännöllisesti.

Miten TECHNIA voi auttaa?

Olemme omistautuneet auttamaan suunnittelutiimejä työskentelemään älykkäämmin, emme kovemmin. Yhdistämällä vuosikymmenten asiantuntemuksen ja innovatiiviset ratkaisut helpotamme organisaatioita ottamaan käyttöön 3DEXPERIENCE-alustan ja maksimoimaan sen arvon. Kaksi merkittävintä ratkaisuamme – Light My Way ja Value Components – on suunniteltu ratkaisemaan suunnittelun työkietojen yleisiä haasteita, jotta tiimisi voivat keskittyä siihen, mitä he tekevät parhaiten.

Light My Way on ainoa DAS-ratkaisu (digitaalinen adoptioratkaisu), joka on kehitetty erityisesti 3DEXPERIENCE-alustaa varten. Se yksinkertaistaa käyttöönottoa ja tukee käyttäjiä suoraan intuitiivisella, sovelluksen sisäisellä opastuksella, joka on räätälöity yksilöllisiin rooleihin ja tehtäviin, jotta he voivat navigoida monimutkaisissa prosesseissa luottavaisesti. Olipa kyseessä uusi tiimin jäsen, joka opettelee järjestelmää, tai kokenut käyttäjä, joka kohtaa tuntemattoman työprosessin, Light My Way tarjoaa reaaliaikaista tukea juuri silloin, kun sitä tarvitaan. Sisällyttämällä parhaat käytännöt suoraan alustaan tämä ratkaisu nopeuttaa käyttäjien omaksumista, vähentää virheitä ja varmistaa, että tiimisi pysyvät tuottavina, kun ne sopeutuvat uusiin työkaluihin ja prosesseihin.

Value Components antaa organisaatioille mahdollisuuden mukauttaa PLM-ympäristöään monimutkaistamatta sitä. Nämä konfiguroitavissa olevat työkalut parantavat 3DEXPERIENCE-alustaa virtaviivaistamalla käyttöliittymiä ja luomalla intuitiivisia työprosesseja, jotka vastaavat liiketoimintasi tarpeita. Value Components helpottaa käyttäjien pääsyä tarvitsemiinsa tietoihin silloin, kun he niitä tarvitsevat, aina tietojen navigoinnin yksinkertaistamisesta Structure Browser -selaimella ja käyttökelpoisten oivallusten tuottamisesta graafisen raportoinnin avulla. Nopean käyttöönoton ja ohjelmistoversioiden välisen yhteensopivuuden ansiosta Value Components vähentää käyttöönottoaikaa ja elinkaarikustannuksia ja tarjoaa samalla räätälöidyn käyttökokemuksen.

Integroimalla nämä ratkaisut suunnittelun työprosesseihin voimme auttaa sinua voittamaan tehokkuuden ja yhteistyön esteet.