Zarządzanie przepływem towarów i usług jest określane jako SCM(zarządzanie łańcuchem dostaw). Obejmuje to wszystkie procedury, które przekształcają surowce w gotowe towary. Jest to istotna część sukcesu większości firm. Jednym z obszarów SCM, który może szybko stać się wąskim gardłem dla firm zajmujących się handlem detalicznym i pakowaniem towarów konsumpcyjnych, są zapytania ofertowe. W tym artykule przyjrzymy się typowemu procesowi RFQ, powodom, dla których RFQ może powodować opóźnienia w łańcuchu dostaw oraz sposobom poprawy komunikacji RFQ między partnerami, dostawcami i producentami.
Co to jest RFQ?
RFQ (zapytanie ofertowe) to konkurencyjny dokument ofertowy używany do zapraszania dostawców lub wykonawców do składania ofert cenowych na produkty lub usługi o znormalizowanych lub powtarzalnych specyfikacjach.
Jak wyglądają typowe procesy RFQ?
Typowy proces RFQ składa się z 3 kroków:
- Przygotowanie
- Tworzenie zapytania ofertowego
- Przygotowanie dokumentacji
- Lista wiarygodnych dostawców
- Ocena ryzyka
- Zarządzanie
- Dystrybucja RFQ
- Przeglądanie odpowiedzi dostawców
- Umowa rysunkowa
- Zamknięcie transakcji
- Negocjowanie i podpisywanie
- Zwroty grzecznościowe – odpowiedzi
Jak możemy usprawnić procesy RFQ?
Centralizacja i standaryzacja
Większość błędów, opóźnień i pominięć w procesie rozwoju i selekcji produktów skutkuje wyższymi wydatkami, problemami z jakością, brakiem sprzedaży i gromadzeniem zapasów. SCM łączy wszystkich wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy, od merchandiserów i kupujących po rozwój produktu, jakość, projektantów oraz zaopatrzenie i dostawców. Scentralizowane centrum zarządzania procesami RFQ oznacza, że wszystkie interakcje są ustandaryzowane, a odchylenia są znacznie łatwiejsze do zidentyfikowania.
Udostępnianie i dostęp do danych
Niezależnie od tego, czy jesteś producentem, sprzedawcą detalicznym czy dostawcą, jesteś przyzwyczajony do obsługi wielu umów w dowolnym momencie. Wiele interakcji w ramach tych projektów będzie generować pewną dokumentację. A każda organizacja ma inne procesy, metody przechowywania i linie komunikacyjne. Jak często zdarza Ci się szukać dokumentu, gdy cyfrowa ścieżka papieru zanika? Dzięki ujednoliceniu przechowywania w ramach jednej platformy, każdy interesariusz w całym łańcuchu dostaw ma prosty, odpowiedni dostęp do potrzebnych informacji. W ten sposób nie ma potrzeby dostosowywania konkretnych operacji i procedur do zarządzania komunikacją zewnętrzną. Nie ma też ryzyka utraty danych transakcyjnych.
Planowanie odchyleń popytu
Planowanie zmienności popytu zapewnia kupcom, merchandiserom i zespołom ds. zaopatrzenia wgląd w czasie rzeczywistym w OTB (otwarte do zakupu) i planowanie na przyszłość. Planowanie produktów zapętla się w najbardziej aktualnych szacunkowych liczbach z operacji, a raport wariancji planu zapewnia kupcom, merchandiserom i zespołom ds. zaopatrzenia wgląd w czasie rzeczywistym w OTB i planowanie na przyszłość. Możliwość integracji z istniejącymi systemami przedsiębiorstwa ma kluczowe znaczenie dla organizacji, aby umożliwić pojedyncze źródło prawdy, dzięki czemu kupujący mogą uzyskać wgląd w te krytyczne informacje podczas pracy z dostawcami w trakcie procesów RFQ. Ostatecznie kluczem do każdego systemu obsługującego dostawców jest całościowy wgląd we wszystkie niezbędne informacje i możliwość podejmowania świadomych decyzji.
Najlepsze praktyki zarządzania RFQ
Wykorzystanie technologii
Wykorzystanie technologii, takich jak oprogramowanie e-sourcingowe, może zautomatyzować część procesu RFQ, w tym składanie ofert i sesje pytań i odpowiedzi. Nie tylko przyspiesza to proces, ale także zapewnia spójność i uczciwość w ocenie ofert.
Przejrzysta komunikacja
Niezbędne jest dostarczanie jasnych instrukcji i utrzymywanie otwartych kanałów komunikacji z dostawcami. Obejmuje to ustalenie realistycznych terminów składania ofert i zapewnienie wszystkim dostawcom równego dostępu do informacji.
Zrównoważony rozwój i odpowiedzialność społeczna
Nowoczesne łańcuchy dostaw muszą uwzględniać zrównoważony rozwój i odpowiedzialność społeczną. Włączając te elementy do procesu RFQ, firmy mogą dostosować swoje działania do etycznych praktyk i poprawić reputację marki.
Jak TECHNIA może pomóc Twojej firmie?
Exchange Hub zapewnia możliwość tworzenia biblioteki różnych form dokumentacji, takich jak specyfikacje, warunki itp. To zabezpieczenie nie jest konkretnie powiązane z danym zapytaniem ofertowym, ale jest dostępne dla dostawców do przeglądania i współpracy. Dzięki Workflow, gdy dokument jest aktualizowany lub wprowadzany, odpowiedni dostawcy otrzymują powiadomienie.
Budowanie prostego, niezawodnego i wydajnego zarządzania RFQ ma kluczowe znaczenie w szerszym kontekście zarządzania łańcuchem dostaw. Jest to również klucz do zapewnienia identyfikowalności w całym łańcuchu dostaw, na czym zależy coraz większej liczbie konsumentów. Exchange Hub to niedrogie, elastyczne i bezpieczne rozwiązanie, które może pomóc w usprawnieniu procesów RFQ, współpracy B2B z dostawcami i przejrzystości korporacyjnej.
