Bewährte Praktiken zur Verbesserung der RFQ-Prozesse im Supply Chain Management

Die Verwaltung des Waren- und Dienstleistungsverkehrs wird als SCM (Supply Chain Management) bezeichnet. Dies umfasst alle Verfahren, die Rohstoffe in fertige Güter verwandeln. Und es ist ein wesentlicher Bestandteil der Erfolgsgeschichten der meisten Unternehmen. Ein Bereich des SCM, der schnell zu einem Engpass für Einzelhandels- und Konsumgüterunternehmen werden kann, sind RFQs. In diesem Artikel werden wir uns einen typischen RFQ-Prozess ansehen, die Gründe, warum RFQs Verzögerungen in der Lieferkette verursachen können, und wie wir die RFQ-Kommunikation zwischen Partnern, Lieferanten und Herstellern verbessern können.

Was ist ein RFQ?

Ein RFQ (Request for Quotation, Angebotsanfrage) ist ein wettbewerbsfähiges Angebotsdokument, das verwendet wird, um Lieferanten oder Auftragnehmer aufzufordern, Preisangebote für Artikel oder Dienstleistungen mit standardisierten oder wiederholbaren Spezifikationen abzugeben.

Wie sehen gängige RFQ-Prozesse aus?

Ein typischer RFQ-Prozess besteht aus 3 Schritten:

• Vorbereitung
  • Erstellung des RFQ
  • Vorbereitung der Dokumentation
  • Auflistung plausibler Anbieter
  • Risikobewertung
• Management
  • RFQ-Verteilung
  • Überprüfung der Antworten der Anbieter
  • Vertragsentwurf
• Abschluss des Geschäfts
  • Verhandlung und Unterzeichnung
  • Höflichkeitsantworten

Wie können wir RFQ-Prozesse verbessern?

Zentralisierung und Standardisierung

Die meisten Fehler, Verzögerungen und Auslassungen im Produktentwicklungsprozess und bei der Produktauswahl führen zu höheren Kosten, Qualitätsproblemen, Umsatzeinbußen und Lagerbestandsaufbau. SCM vereint alle internen und externen Stakeholder, von Merchandisern und Einkäufern bis hin zu Produktentwicklung, Qualität, Designern sowie Beschaffung und Lieferanten. Ein zentraler Hub für die Verwaltung von RFQ-Prozessen bedeutet, dass alle Interaktionen standardisiert sind und Abweichungen viel leichter zu erkennen sind.

Datenaustausch und -zugriff

Ob Sie Hersteller, Einzelhändler oder Lieferant sind, Sie sind es gewohnt, mehrere Verträge gleichzeitig zu bearbeiten. Viele der Interaktionen während dieser Projekte generieren eine gewisse Dokumentation. Und jede Organisation hat unterschiedliche Prozesse, Speichermethoden und Kommunikationswege. Wie oft suchen Sie nach einem Dokument, wenn die digitale Papierspur abreißt? Durch die Vereinheitlichung der Speicherung innerhalb einer einzigen Plattform hat jeder Stakeholder in der gesamten Lieferkette einfachen und angemessenen Zugriff auf die Informationen, die er benötigt. Auf diese Weise ist es nicht erforderlich, spezifische Operationen und Routinen auf die Verwaltung der externen Kommunikation zuzuschneiden. Und es besteht kein Risiko des Verlusts von Transaktionsdaten.

Planung von Bedarfsschwankungen

Die Planung von Bedarfsschwankungen gibt Einkäufern, Merchandisern und Beschaffungsteams Echtzeit-Einblick in OTB (Open to Buy) und Vorwärtsplanung. Die Produktplanung bezieht die aktuellsten geschätzten Zahlen aus dem operativen Geschäft ein, und der Planabweichungsbericht gibt Einkäufern, Merchandisern und Beschaffungsteams Echtzeit-Einblick in OTB und Vorwärtsplanung. Die Möglichkeit zur Integration in bestehende Enterprise-Systeme ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen, sodass Einkäufer Einblick in diese kritischen Informationen erhalten, wenn sie während der RFQ-Prozesse mit Lieferanten zusammenarbeiten. Letztendlich ist der Schlüssel zu jedem lieferantenseitigen System, dass Sie einen ganzheitlichen Überblick über alle notwendigen Informationen haben und in der Lage sind, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Best Practices für das RFQ-Management

Technologieeinsatz

Der Einsatz von Technologien wie z. B. E-Sourcing-Software kann Teile des RFQ-Prozesses automatisieren, einschließlich der Angebotsabgabe und der Q&A-Sitzungen. Dies beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern gewährleistet auch Konsistenz und Fairness bei der Angebotsbewertung.

Klare Kommunikation

Die Bereitstellung klarer Anweisungen und die Aufrechterhaltung offener Kommunikationskanäle mit den Lieferanten sind von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört die Festlegung realistischer Zeitpläne für die Angebotsabgabe und die Sicherstellung, dass alle Lieferanten gleichen Zugang zu Informationen haben.

Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung

Moderne Lieferketten müssen Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung berücksichtigen. Durch die Einbeziehung dieser Elemente in den RFQ-Prozess können Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit an ethischen Praktiken ausrichten und ihren Markenruf verbessern.

Wie kann TECHNIA Ihnen behilflich sein?

Exchange Hub bietet die Möglichkeit, eine Bibliothek mit verschiedenen Arten von Dokumentationen zu erstellen, wie z. B. Spezifikationen, Geschäftsbedingungen usw. Dieses Material ist nicht speziell an ein bestimmtes RFQ gebunden, sondern für Lieferanten zugänglich, um es einzusehen und zusammenzuarbeiten. Mit Workflow erhalten relevante Lieferanten eine Benachrichtigung, wenn ein Dokument aktualisiert oder eingeführt wird.

Der Aufbau eines einfachen, zuverlässigen und effizienten RFQ-Managements ist entscheidend für den umfassenderen Kontext des Supply Chain Managements. Es ist auch der Schlüssel zur Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit in der gesamten Lieferkette, etwas, womit sich immer mehr Verbraucher beschäftigen. Exchange Hub ist eine erschwingliche, flexible und sichere Lösung, die Ihnen helfen kann, RFQ-Prozesse, die B2B-Lieferantenzusammenarbeit und die Unternehmenstransparenz zu verbessern.